2023.10.16
令和6年1月1日から、電子取引データの保存が義務化されます。これから経営に関するデータは、「入力する」から「取り込んで活用する」ことが日常化していきます。今のうちから、紙で受け取った書類も全て電子データで保存し、データを積極的に活用できる体制を整えておきましょう。
令和5年12月31日、電子帳簿保存法による電子取引データの保存についての「宥恕措置」が終了します。現在は、電子メール等で送受信した請求書や見積書等の電子取引データ(PDF等）をプリントアウトして保存し、税務調査等で提示・提出できるようにしていれば問題ありませんが、令和6年1月1日からは紙による保存は認められず、電子データによる保存が義務付けられることとなります。
原則として全ての法人・個人事業者が適用対象です。また、
①真実性
②見読可能性
③検索性
の確保などの「保存要件」を満たす必要があります。ただし、令和5年度税制改正により「猶予措置」「検索要件不要措置」が新設され、一定の要件のもと、保存要件の緩和がなされました。
紙で受け取った書類は、今まで通り証憑綴りに貼り付けて保存すれば良いことに変わりありません。とはいえ、インボイス対応に加え、データと紙の「二刀流」の保存方法をとることは、経理事務の手間と書類の管理コストが増えることにもつながります。
そこで、この制度改正を大きな機会として、紙で受け取った書類も全てスキャンして電子で保存する体制へと、大きく切り替えてみてはいかがでしょうか。「経営データの電子化」に社内全体で取り組み、データを積極的に活用できる環境を整えておきましょう。
TKCの自計化システム「FXシリーズ」は、電子取引データの保存の義務化にも完全対応しています。
「FXシリーズ」の「証憑保存機能」を利用すれば、受け取ったPDF等をドラッグ＆ドロップするだけで、電子帳簿保存法の保存要件を満たして保存することができます。
また、スマートフォン（スマホ）で紙の領収書等の証憑を撮影して、電子データとして保存することも簡単です。
適格請求書発行事業者登録番号等を含む証憑の内容はそのまま仕訳入力に活用でき、学習機能もあるため使えば使うほど仕訳入力が楽に、便利になっていきます。
「FXシリーズ」の「証憑保存機能」については、当事務所にご相談ください。
【FXシリーズ「証憑保存機能」でできること】
●電子取引データの保存に対応
メール等で受け取った請求書や領収書のPDF等を読み込み、電子取引データとして保存できます。
また、「取引先名」「日付」「金額」「消費税」など証憑の内容を読み取り、仕訳の基礎データとして利用できます。
●紙の証憑もかんたんデータ保存
紙で受け取った請求書や領収書等をスキャンし、電子データとして保存できます。また、「取引先名」「日付」「金額」「消費税」など証憑の内容を読み取り、仕訳の基礎データとして利用できます。
●いつでもスマホからデータ保存
証憑をスマホで撮影して電子データとして保存できます。自宅・外出先・営業所など、場所を選びません。撮影した証憑は、経理担当者がリアルタイムに確認できるため、迅速な経理処理につながります。
●仕訳をかんたん入力
読み取った内容を、仕訳入力時に初期表示します。不足する情報は電子データを見ながら補正入カできるので、効率的です。また、補正した内容をシステムが学習するたぬ使えば使うほど便利になります。
●証憑と仕訳を並べて確認
証憑と仕訳を紐付けているため、1つの画面で並べて確認できます。証憑を探す手間がなくなり、チェック業務を効率化できます。
●ファイリングや保存場所は不要
紙の原本は後で廃棄できるため、ペーパーレス化を図れます。面倒なファイリング作業や紙の保存場所は必要ありません。証憑の電子データは、TKCのデータセンター(TISC)で安全に保存します。
※紙の原本の破棄には一定の要件があります。
